CHIẾN LƯỢC CHỌN NGÔN TỪ ĐỂ GIAO TIẾP TỐT HƠN BẰNG EMAIL

615
giao tiếp
How to write a Professional Email ?

Chiến lược nghe có vẻ hoành tá tràng quá nhưng thật sự không có gì quá phức tạp đâu mấy ché ơi. Làm với khách hàng nước ngoài qua email phải nói là một công việc hết sức thú vị và nó giúp mình tích lũy kinh nghiệm khá nhiều. Mình đã biết viết đơn giản hơn nhưng hiệu quả hơn, đơn giản hơn và chuyên nghiệp hơn và quan trọng hơn cả là đơn giản hơn và bớt thô lỗ hơn.

Thế mình đã làm gì trong 1 tuần để viết chuyên nghiệp hơn.
Cái gì dư thì cắt bỏ nhưng cái gì sai cũng phải được cắt luôn. MÌnh quyết định cắt bỏ đi 3 từ thần thánh đã làm mình lên bờ xuống ruộng khi giao tiếp với khách bằng mail.

1. Actually
Khi bạn dùng từ Actually để nói cho người khác nghe hoặc viết cho người khác đọc thì đúng như là họ sẽ cảm giác rằng “họ đang bị bạn dạy khôn” dù bạn không hề có ý đó.
Vì khi sử dụng từ “actually” có nghĩa là bạn đang cố gắng sử sai cho người giao tiếp với bạn. Họ cực kỳ không thích điều đó và nó rất là “rude” nếu đó là bất cứ ai.

Lúc trước mình có giao dịch với một khách Campuchia về việc in nhãn hiệu cho sản phẩm bằng tiếng Thái Lan để bán ở thị trường Campuchia.
Khách hàng: I felt that the words used in your slogan sound a little bit tricky, so I changed them.
Mình: Actually, I found them on my translator’s document.

Đó là một phản hồi cực kỳ tệ, đáng lẽ nó sẽ hay hơn rất nhiều nếu mình viết như thế này:
Thanks for your feedback! We used these words because we found them on our translator’s document.

Chắc các bạn cũng thấy câu mình vừa viết ở trên nghe có vẻ tôn trọng và thân thiện hơn đúng không (more respecful & friendly)

Những từ có thể thay thế cho Actually: Definitely, I got it, I see, makes sense, understandable

 Actually
Actually

2. Sorry
Khi giao dịch công ty mình phạm phải một lỗi nhỏ, đôi khi nêu lên quan điểm cá nhân của mình, hoặc khách hàng chỉ ra một điều gì đó mà mình đã bỏ sót mình thường nói “SORRY”
Nhưng để viết chuyên nghiệp hơn thì thay vì dùng “sorry” mình chuyển sang dùng “APOLOGIZE”

Từ sorry nó được dùng nhiều quá đến nỗi bạn viết mail mà cũng dùng từ này thì có vẻ nó đã bị lạm dụng quá mức. Vì khi nói sorry bạn thiếu nghiêm trang (flippant) và không thành thật (non-genuine), xin lỗi mà không thành thật thì ai mà chấp nhận đúng không nào các bạn!

Vì thế thay vì dùng “sorry” thì hãy thay thế giùm mình mấy từ này nhe các bạn: You’re right, I apologize, Going forward I will…, I understand why you’re upset

I apologize
I apologize

3. Me
Không phải riêng chữ Me nhe mấy bạn mà cái từ gì có liên quan đến cá nhân bạn thì nên đừng dùng giùm mình vì bạn đang làm việc cho công ty bạn.
Ví dụ:
When you have a moment, could you please send me the agenda of the next Thursday’s meeting?
I want to double-check a couple details before it takes place.

Minh viết lại vầy nha:
When you have a moment, could you please send over the next thursday’s meeting agenda?
Double-checking a couple details before it takes place to make sure the prospects are satisfied with us.

Khi bỏ những từ như I, me, thì điều tuyệt vời là bạn sẽ tập trung nhiều hơn vào nội dung chính của công việc nhiều hơn.
Những từ thay thế cho I, Me, Myself: We, us, our company, our team, our department.

Nếu muốn viết chuyên nghiệp và giao tiếp hiệu quả hơn bằng mail nhớ viết như vầy nhe mấy bạn. Nhớ 3 từ thành thần nên tránh nhe: Actually, Sorry & Me.

 

– Vương Nguyễn Quang Nhật –